अपना समय प्रबंधित करें - विशेषज्ञ सलाह
समय सबसे अधिक मूल्यवान संसाधनों में से एक है जो हम करते हैंहमारे पास बहुतायत है और जिस तरह से हम इसका इस्तेमाल करते हैं, उस पर हम निर्भर करते हैं। अपने समय आवंटित करने का तरीका जानना चाहते हैं ताकि आप अधिक उत्पादक हो जाएं और एक ही समय में कम थका हो?
हम आपको डेनियल ब्राउन द्वारा वर्णित कैलेंडर के साथ काम करने के लिए सबसे उपयोगी उपकरण के बारे में बताएंगे - "ऊर्जा स्रोत" का लेखक।
पेरेटो सिद्धांत बताता है कि कामइसके लिए आवंटित सभी समय भरें। कैलेंडर आपके बजट के समय के लिए उपकरण है, जिससे आप किसी भी व्यवसाय या प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं जिसका आप प्रभावी ढंग से सामना कर सकते हैं। अनियोजित समय, सबसे अधिक संभावना, काम के साथ कब्जा कर लिया जाएगा। अपने कैलेंडर का उपयोग करने में आपकी मदद के लिए निम्नलिखित नियमों का उपयोग करें:
1. कैलेंडर को वास्तविक समय का प्रतिनिधित्व करना चाहिए कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करेंगे।
यह आपके लिए जरूरी हर चीज की योजना बनाई जानी चाहिए और इसे करने की आवश्यकता है। एक अपवाद केवल छोटे कार्यों के लिए किया जा सकता है जो आप पंद्रह मिनट से कम खर्च करते हैं।
2. विशिष्ट दिनों और सप्ताहों के लिए योजनाओं को परिभाषित करने के लिए समय लें।
विस्तृत योजना आपको बचाने में मदद करता हैएक विशेष क्षण पर आप क्या करते हैं, और शेड्यूल से बाहर नहीं निकलते। यह सबसे अच्छा है कि रात के पहले दिन की योजना बनानी चाहिए, जब आप अपना काम पूरा कर लेंगे और आपको पता चल जाएगा कि कल क्या स्थानांतरित किया जाना चाहिए। सुबह में योजना बनाना या समायोजन करना उचित है अगर रात में आप एक रचनात्मक विचार के साथ आते हैं या आपको एक जरूरी बात याद आती है
3. टू-डू सूचियों से छुटकारा पाएं।
कागज़ पर आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है उसे लिखने के बाद, आपअपने सिर को मुक्त करें, लेकिन समस्या यह है कि आपके मामलों की सूची में विशिष्ट समय सीमा तक सीमित नहीं होंगे और परिणामस्वरूप, आप उन्हें नहीं जानते होंगे कि आप उन्हें कब पूरा कर सकते हैं।
4. उन कार्यों के लिए अलर्ट का उपयोग करें जो कसकर समय से बंधे हैं।
अगर आपके पास कुछ करना हैकिसी विशिष्ट समय में, चेतावनी या सिग्नल चालू करें जो आपको उनको याद दिलाता है। इस तथ्य के बावजूद कि अलर्ट समय की समझ रखने में मदद करते हैं, उन मामलों के लिए उन का उपयोग न करना सबसे अच्छा है, जो समयबद्ध नहीं हैं, क्योंकि यदि अनुस्मारक अक्सर प्राप्त होते हैं, तो आप केवल उन्हें जवाब देना बंद कर देंगे।
5. लचीला समय सीमा के साथ कार्यों के लिए समाधान की अनुसूची।
आम तौर पर उन चीजों की आवश्यकता नहीं होती है जो वेएक निश्चित समय में लगे हुए, सूची पर डाल दिया, अक्सर उनके बारे में भूल गया या अगले दिन स्थानांतरित किया। अपने कार्यक्रम में उन्हें शामिल करके, आप उनके समाधान की संभावना में वृद्धि होगी। उन्हें एक समय के लिए ले लो जब आप सबसे अधिक संभावना उन्हें हल करने में सक्षम हो जाएगा।
6. कैलेंडर को अपना सर्वश्रेष्ठ दोस्त बनाएं
यहां तक कि अगर आप एक इलेक्ट्रॉनिक डायरी का इस्तेमाल करते हैं तो भीअलर्ट सेट करें, आपको समय-समय पर अपने कैलेंडर को संदर्भित करना चाहिए। यह आपको आगामी दिन का विचार प्राप्त करने की अनुमति देगा आपको कैलेंडर को दिन में कम से कम दो बार देखने की आवश्यकता है। सबसे बढ़िया, अगर आप हर बार जब आप अगले चीज को पूरा करते हैं, तो उस पर गौर करें। पूरा किए गए मामलों को हटाएं या उन्हें रंग में हाइलाइट करें ताकि यह देखने के लिए कि उनका काम पूरा हो गया है।
7. छोटे कार्यों में छोटे कार्यों को तोड़ें और उनके समाधान की योजना बनाएं।
अक्सर जब बड़ी परियोजनाओं पर काम कर सकते हैंऐसा लगता है कि कुछ भी योजना की कोई ज़रूरत नहीं है, क्योंकि यह पहले से ही ज्ञात है कि अगले कुछ दिनों या सप्ताहों में क्या करना है। हालांकि, यदि आप बहुत संगठित नहीं हैं, तो आप क्या कर रहे हैं इसकी अनुमानित जानकारी और अनुमानित समय सीमा आपकी उत्पादकता पर प्रभाव डालती है, क्योंकि समय सारिणी में समय सीमा की अनुपस्थिति आपको तात्कालिकता की भावना से वंचित करेगी। ट्रैक से न निकलना आपको परियोजना में सबटास्क में विभाजित करने और कैलेंडर में उनमें से प्रत्येक के लिए समाधान तैयार करने में मदद करेगा।
8. मामलों के बीच ब्रेक प्रदान करने के लिए मत भूलना
योजना में मुख्य बाधा -यथार्थवाद की कमी जब खाते में विचलन या अगले मामलों पर स्विच करने के लिए जरूरी ब्रेक किए बिना कार्य नियोजन करते हैं, तो आप फोकस खोने का जोखिम उठाते हैं, समय से बाहर निकलते हैं और शेष समय के साथ पकड़ने की आवश्यकता का सामना करते हैं। समय के साथ, आप सोचते हैं कि नियोजन काम नहीं करता है, और आप उत्पादकता सुनिश्चित करने के विचार को छोड़ देते हैं। यदि आप आराम देते हैं, दोपहर के भोजन के लिए एक ब्रेक, यात्रा के समय और विक्रय के लिए, आपको एक यथार्थवादी तस्वीर मिलेगी कि आपको क्या करना है और आपका समय कैसा खर्च किया जाएगा, जिसका मतलब है कि आप अपने दिन को और अधिक कुशलतापूर्वक योजना बना सकते हैं।
9। कॉल और आगामी बैठकों की तैयारी के लिए समय की योजना बनाएं।
आपको बैठक के लिए देर हो गई होगीइस तथ्य की वजह से कि आपने सड़क के लिए पर्याप्त समय नहीं दिया और एक अड़चन की उपस्थिति अपने कैलेंडर में तैयारी के समय का निर्धारण करके, आपको तनाव से छुटकारा मिल जाएगा यदि आपको ग्राहक को कॉल करने की आवश्यकता होती है, तो आपको मार्ग का पता लगाने या फ़ोन नंबर देखने से पहले ही उसे ढूंढना होगा। यात्रा के लिए समय की योजना बना, परिवहन का सही समय पता लगाएं और रास्ते में एक कप कॉफी को अवरुद्ध करने का अवसर प्रदान करें।
10. अप्रत्याशित कार्यों और परिस्थितियों के लिए दिन के दौरान अनुसूची समय।
आपकी चीजें कितनी बार गलत होती हैं? हर दिन, सप्ताह में एक बार? अपने अनुसूची में अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए एक समय प्रदान करें, और यदि वे प्रकट न हों, तो आप हमेशा दूसरे काम करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं विश्लेषण करें कि दिन के दौरान कितने समय तक अनिर्धारित कॉल या ब्रेक जाता है, और इसे अपने कार्यक्रम में निर्धारित करें सबसे अधिक संभावना है, सबसे पहले आप जितना भी समय चाहिए उतना अधिक अनुमानित या घटा देंगे, लेकिन अनुभव के साथ आपके अनुमान की सटीकता में वृद्धि होगी।
11. नियोजन की आदत विकसित करना
जैसे ही आपके पास एक नया काम है, तुरंतइसके अलावा, इसे अपने समय पर रखें अगर किसी भी कारण से यह संभव नहीं है, तो नोटपैड, स्मार्टफोन, टैबलेट या किसी अन्य डिवाइस पर ध्यान दें जो आप उपयोग कर रहे हैं। समय सारिणी में कार्य का तत्काल प्रवेश, सबसे पहले, यह याद रखने की आवश्यकता को समाप्त करता है कि आपको क्या करना है, और दूसरी बात, इसमें संभावना शामिल नहीं है कि यह अनसुलझे होगा।
अगर आपको नियमित रूप से मॉनिटर करना हैअनुरोध या बैठकों का आयोजन, उन्हें एक सप्ताह के लिए कैलेंडर समय पर प्रदान करें, और फिर केवल निर्दिष्ट अंतराल के लिए आइटम जोड़ें। उदाहरण के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर में, आउटलुक में, आप इन मदों को नोट्स अनुभाग में रख सकते हैं कागज की डायरी में, जहां सभी चीजों के लिए कोई स्थान नहीं है, आप उन्हें एक अलग सूची के रूप में आकर्षित कर सकते हैं, जो किसी दी गई लंबाई से बंधा है।
12. नियोजन कार्य के लिए केवल एक कैलेंडर का उपयोग करें, और अन्य सभी मुद्दों के लिए।
जब यह आपके जीवन की बात आती है, काम के बीच औरअवकाश नहीं होना चाहिए। आपके जीवन के इन क्षेत्रों का प्रतिबिंब है कि आप अपना समय कैसे प्रबंधित करते हैं दो कैलेंडर का उपयोग करते हुए, आप अपना ध्यान नष्ट कर देते हैं और समय को नियंत्रित करना मुश्किल बनाते हैं।
13. सेल विधि का उपयोग करें।
इसका सिद्धांत विभाजन करना हैदिन के लिए कई बड़े समय के अंतराल। अधिकतम दक्षता एक घंटे और एक आधा से कम न होने वाले सेगमेंट द्वारा प्रदान की जाती है। इस तरह की कोशिकाओं की संख्या तीन से छह भिन्न हो सकती है सरलतम दिन एक दिन होता है जिसमें सुबह, दोपहर और शाम की अवधि के अनुरूप तीन कोशिकाओं होते हैं।
समय अंतराल उपलब्धियों के ब्लॉकों, या जब आप सबसे महत्वपूर्ण मामलों में लगे हुए होंगे, तब से ज्यादा कुछ नहीं हैं।
एक सेल यह नहीं मानता है कि यह हैकेवल एक कार्य कार्य आप इस अवधि के किसी भी मामले के लिए निर्धारित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके सुबह का सेल तीन घंटे है, तो आप उसमें चार 15 मिनट और दो घंटे की कार्यसूची निर्धारित कर सकते हैं। कई छोटे कार्यों को 30 मिनट के ब्लॉकों में जोड़कर या बेहतर, उन्हें घंटे कोशिकाओं में डाल दिया।
हमें व्यस्त बनाने में लग रहा हैछोटे कार्य, और बड़े ब्लॉक विचारशील योजनाओं के निर्माण में योगदान करते हैं और इस धारणा को देते हैं कि हमने अपना लक्ष्य हासिल कर लिया है नियमित या अनुत्पादक कार्य के साथ कोशिकाओं को भरने की कोशिश न करें। अगर आपको प्रशासनिक मामलों के लिए बहुत समय चाहिए, उनके लिए एक अलग सेल बनाएं। आपको उत्पादक होना चाहिए, व्यस्त नहीं होना चाहिए और प्रत्येक अंतराल के अंत की गणना करने के लिए मत भूलना।
कोशिकाओं को संरचित करने से आपको नियोजित मामलों में आवंटित समय का सबसे अधिक कुशल उपयोग करने में मदद मिलेगी। सेल में, आपको ऐसा कुछ करना चाहिए जो वास्तव में आप के लिए महत्वपूर्ण है
सेल, या विश्राम के लिए शाम;
सेल, या एक तारीख के लिए एक तारीख;
सेल, या एक व्यक्तिगत विकास या शिक्षा के लिए समर्पित शाम;
सेल या बच्चों और परिवार के लिए समर्पित एक शाम;
संचार के लिए एक सेल;
देर से काम करने के लिए सेल;
सिनेमा पर जाने के लिए सेल;
प्रशिक्षण के लिए सेल
14. बुद्धिमानी से अपने खाली समय का उपयोग करें
कोशिकाओं को देखकर, आपको इस बारे में एक विचार मिलता हैआपके पास खाली समय कितना है पांच कामकाजी शामों में से प्रत्येक आपको तीन से छह घंटे का मुफ्त समय देता है। यह पंद्रह से तीस घंटे एक सप्ताह है। आप उन्हें कुछ पर खर्च कर सकते हैं: आराम करो, परिवार और बच्चों के साथ सामूहीकरण करें, एक रेस्तरां में भोजन करें, फिल्मों पर जाएं। यदि आप उन्हें सप्ताहांत (यह एक और छत्तीस घंटे, या एक अतिरिक्त छः बारह कोशिकाओं है) में जोड़ते हैं, तो आप पचास से सत्तर-छः घंटे प्रति सप्ताह मुफ्त समय प्राप्त करेंगे! यह आपके लिए विभिन्न प्रकार की परियोजनाओं को लागू करने का समय है - उदाहरण के लिए, एक विदेशी भाषा सीखना, पुस्तक लिखना आदि।
इन सुझावों का प्रयोग करें और आप सक्षम होंगेकाफी उनकी उत्पादकता में सुधार, मन की शांति रखें, अपने जीवन को नियंत्रित करने में आसान और अपने और अपने प्रियजनों के लिए और अधिक खाली समय प्राप्त करें!
